Razones para externalizar
¿Es usted un empresario que dirige y posee su propia pequeña empresa? ¿Ha estado intentando dar el siguiente paso en la expansión de su empresa mediante la externalización de sus servicios de TI, pero no sabe cómo encontrar servicios de externalización de TI de calidad?
Es habitual oír a empresarios describir la externalización como la respuesta a todos sus problemas, pero no siempre es así. Aunque la externalización puede aportar ventajas reales, es importante tener en cuenta que no es una solución única y que debe tratarse como tal antes de decidir si tiene sentido o no en la situación de su propia empresa. Siga leyendo para saber más sobre cómo encaja la externalización en el mundo empresarial actual, cada vez más competitivo, y qué debe tener en cuenta a la hora de decidir si es o no el paso adecuado para su empresa.
Hace tiempo que se habla de la externalización como estrategia eficaz para subcontratar procesos empresariales a terceros proveedores, pero sólo recientemente ha ganado gran popularidad entre empresas de todos los tamaños y sectores en Estados Unidos y en todo el mundo. Esto puede explicarse por sus ventajas, que se derivan de la disminución de los riesgos que entrañan diversos procesos y proporcionan toda una serie de beneficios, desde el ahorro de costes hasta una mayor ventaja competitiva y mejoras del servicio. Sin embargo, antes de lanzarse a la externalización, es importante examinar por qué funciona en primer lugar y determinar si este método también resultará beneficioso para su empresa.
¿Es la externalización informática la estrategia adecuada para su empresa?
La respuesta a esta pregunta depende en gran medida de las necesidades, el tamaño y el sector de su empresa. Si está interesado en explorar la opción de externalizar determinados procesos empresariales, es importante que sea consciente de los efectos positivos y negativos que puede tener en su empresa. Es posible que necesite comprender mejor por qué su empresa debe o no externalizar tareas y servicios específicos, así como determinar si la externalización a proveedores deslocalizados sería una opción ideal para su empresa.
En el entorno empresarial actual, las empresas inteligentes recurren a la externalización para resolver sus problemas más complejos. Si se pregunta si la externalización puede ayudar a su empresa, es importante que entienda qué es, cómo funciona y cuáles son sus posibles ventajas y riesgos. En primer lugar, debe saber que externalizar significa simplemente contratar procesos empresariales a terceros en lugar de gestionarlos internamente.
Por qué externalizar
Cuando se hace correctamente, la externalización puede ser una poderosa herramienta que ayude a su empresa de muchas maneras. Por un lado, puede mejorar considerablemente el rendimiento de sus operaciones. Además, la externalización también puede ahorrarle dinero y ayudarle a obtener una ventaja competitiva. Por último, también puede mejorar la calidad de los servicios que ofrece. Estas son sólo algunas de las ventajas que ofrece la externalización. Con tantas ventajas, no es de extrañar que cada vez más empresas consideren esta opción para su negocio. Hay muchos tipos diferentes de oportunidades de externalización disponibles, como el procesamiento de nóminas, los representantes de atención al cliente y el soporte informático. Sin embargo, no todos los empleados o tareas subcontratados son iguales. Por ello, hay un proceso que debe seguir cuando evalúe si externalizar o no una tarea o empleado específico: Determine qué tienen que hacer. Determine lo bien que lo están haciendo. Determinar si no podemos hacerlo mejor que ellos. Considerar cuánto mejor podrían hacerlo.
Cómo externalizar
La externalización se ha convertido en una forma popular de ahorrar dinero para las empresas. Pero antes de externalizar, es importante conocer sus motivos. ¿Busca ahorrar dinero en costes laborales? ¿Mejorar la eficiencia? ¿O liberar tiempo para poder centrarse en otros aspectos de su negocio? Una vez que conozca sus motivos, podrá identificar el mejor enfoque para la externalización. Si el ahorro de costes es su principal objetivo, por ejemplo, querrá encontrar un proveedor que ofrezca tarifas competitivas. Si su objetivo es mejorar la eficiencia, busque proveedores con amplia experiencia en campos específicos. Quienes necesiten más tiempo libre para hacer lo que les gusta, pueden plantearse delegar algunas de las tareas menos importantes en un socio externo.
Desafíos comunes a la externalización
Cuando externaliza procesos empresariales, básicamente está cediendo el control a otra persona. Esto puede resultar difícil, sobre todo si no se está acostumbrado a trabajar con personas de otras culturas. Uno de los mayores retos de la externalización es la falta de contexto cultural. Es importante asegurarse de que el equipo subcontratado entiende la cultura y los valores de la empresa antes de asignarle ningún trabajo.
De lo contrario, podría haber una gran desconexión entre lo que usted espera y lo que le ofrecen. Por ejemplo, la palabra sí en chino suena como no cuando se traduce al inglés. En la cultura estadounidense, utilizamos frases como "me lo pensaré" o "quizá más tarde". Sin embargo, en China, esta frase es una negativa absoluta. En la cultura estadounidense, decir que no inmediatamente después de que alguien te pida algo demuestra respeto por su petición, pero en China significa un rechazo firme que puede dar lugar a muchos malentendidos y, en última instancia, perjudicar tu relación con el cliente.
Consejos para externalizar con éxito
Optar por externalizar su infraestructura informática puede parecer una decisión difícil porque requiere poner el destino de su empresa en manos de otras personas. Sin embargo, la amplia gama de beneficios que obtendrá de ella puede compensar con creces cualquier riesgo que tenga que asumir para seguir adelante con esta estrategia de externalización.
- Defina sus objetivos. ¿Qué espera conseguir con la externalización?
- Investigue. No todos los proveedores de externalización son iguales. Asegúrese de consultar varias opciones antes de tomar una decisión.
- Comuníquese con claridad. Una vez elegido el proveedor, asegúrese de comunicar claramente sus objetivos y expectativas.
- Establezca hitos mensurables. Esto le ayudará a evaluar si su acuerdo de externalización funciona o no.
- Prepárate para los baches en el camino. Es inevitable que surjan dificultades en el camino. Intenta ser flexible y trabajar con tu proveedor para superarlos.
- Revise periódicamente y haga los ajustes necesarios. Tómate un tiempo periódicamente para sentarte y revisar cómo van las cosas.
El futuro de la externalización
En el futuro, los proveedores de externalización utilizarán cada vez más los sistemas digitales para ofrecer servicios más rápidos, más inteligentes, mejores y más baratos. Esto permitirá a las empresas centrarse en sus competencias básicas sin dejar de beneficiarse del ahorro de costes y la mejora de la calidad del servicio. Cuando se combinen con la inteligencia artificial (IA) y otras nuevas tecnologías, se espera que estas innovaciones revolucionen la forma en que las empresas externalizarán los procesos empresariales en el futuro.
Por ejemplo, bancos como HSBC ya utilizan la IA para procesar las consultas de atención al cliente con más rapidez y eficacia que los humanos solos. HSBC emplea a 20.000 personas en su centro de contacto global, pero es un secreto a voces que la mayoría de ellas realizan tareas relativamente sencillas, como aceptar pagos o abrir cuentas. Muchas de esas funciones se han automatizado mediante el uso de chatbots impulsados por la tecnología IBM Watson, que ahora es capaz de completar el 80% de todas las solicitudes de los clientes sin intervención humana.
Los proveedores de externalización utilizarán cada vez más los sistemas digitales para ofrecer servicios más rápidos, más inteligentes, mejores y más baratos.
Si tiene una empresa, también tiene necesidades informáticas: desde software hasta hardware, pasando por redes y todo lo demás. Aunque a lo largo de los años haya conseguido cubrir sus necesidades informáticas internamente, es muy posible que ahora sus necesidades superen lo que su equipo informático interno puede gestionar con eficiencia y eficacia. Es hora de plantearse la externalización de los servicios informáticos, pero ¿por dónde empezar? Es fácil pensar que no puede permitírselo, pero los servicios de externalización de TI pueden ofrecer tantas ventajas a su empresa que se sorprenderá de lo asequibles que son.
Optar por externalizar sus necesidades informáticas puede ayudarle a ahorrar tiempo y dinero a largo plazo, liberando a su personal para que pueda centrarse en tareas específicas del negocio y manteniéndole al día de las últimas tendencias y tecnologías. Estas son cinco de las principales ventajas de la externalización de TI que debe conocer antes de tomar una decisión sobre qué tipo de contrato de externalización firmar con su proveedor de TI.
Flexibilidad
Una de las principales ventajas de la externalización de TI es que proporciona a su empresa la flexibilidad necesaria para adaptar la cobertura a sus necesidades específicas. Por ejemplo, si sólo necesita soporte informático durante el horario laboral, puede trabajar con una agencia de contratación de personal informático para encontrar proveedores que estén disponibles en ese horario. O, si tiene un proyecto a corto plazo que requiere conocimientos especializados, puede subcontratar servicios de TI para obtener la ayuda que necesita sin tener que añadir nuevo personal a su equipo interno. Con la externalización de TI, no tiene que sacrificar la calidad o el servicio sólo porque las necesidades de su empresa cambien con el tiempo. Si su empresa tiene picos y valles estacionales, por ejemplo, es mucho más fácil contratar a un proveedor temporal cuando sea necesario que contratar a alguien a tiempo completo. Si su empresa adquiere otra y quiere reducir costes, la externalización de TI le permite hacerlo rápidamente y sin problemas, transfiriendo conocimientos de una oficina a otra en lugar de despedir a los empleados existentes.
Las ventajas que ofrece la externalización de los servicios informáticos significan que nunca ha habido mejor momento que ahora para plantearse aprovechar estos valiosos recursos para cualquier empresa.
Mejora de la productividad
Si externaliza sus necesidades informáticas a agencias de empleo, puede mejorar su productividad de varias maneras. Por ejemplo, puede desarrollar nuevos productos y llevar a cabo investigaciones de forma más eficaz. Además, puede reducir los riesgos empresariales y gestionar las operaciones con mayor eficacia. Por último, la externalización puede ayudarle a ahorrar dinero en sus costes informáticos. Con menos gastos generales, las empresas que externalizan sus TI han podido reducir sus gastos y reinvertir en otras áreas de la empresa. Es una forma eficaz de crear flujos de trabajo más eficientes al tiempo que se ahorra tiempo y dinero. Cuando se asocia con una agencia de contratación de personal de confianza, ésta se ocupará de todos los aspectos de su infraestructura tecnológica para que no le distraiga de sus servicios principales. Y como son expertos en la contratación de talento informático, podrán encontrar a alguien cualificado y rentable sin ocupar recursos valiosos dentro de su organización.
Mejor calidad de servicio
Una de las principales ventajas de la externalización de TI es que las empresas pueden recibir un servicio de mejor calidad. Esto se debe a que los técnicos de las agencias de contratación de personal informático son expertos del sector que se forman y educan constantemente en las últimas tecnologías y tendencias. Como resultado, pueden proporcionar a su empresa el mejor servicio y soporte posibles. Asistencia a la carta: Otra ventaja de externalizar sus servicios informáticos es que tendrá acceso a personal de alta calidad siempre que lo necesite. En lugar de perder tiempo buscando personal cualificado en el mercado, basta con ponerse en contacto con una empresa subcontratada en cualquier momento. Coste reducido: La otra ventaja principal de la externalización de TI es su bajo coste en comparación con los servicios internos. Además, a diferencia de la mayoría de las pequeñas y medianas empresas (PYME), las grandes corporaciones disponen de capital suficiente para invertir en equipos y actualizaciones de infraestructuras que les permitirían ofrecer sus propias soluciones internamente sin necesidad de contratar a ninguna empresa externa o autónomo; por tanto, esto reduciría los costes en que incurren las PYME al buscar proveedores externos cada vez que surge una necesidad.
Ahorro de costes
Una de las principales ventajas de la externalización de TI es el ahorro de costes. Cuando externaliza sus TI, reduce el coste que supondría la contratación interna. Esto se debe a que sólo tiene que pagar por los servicios que utiliza, en lugar de pagar salarios a tiempo completo, prestaciones y otros costes asociados. Además, a menudo puede obtener un descuento firmando un contrato a largo plazo con una empresa de externalización de TI. Por ejemplo, si firma un contrato de 5 años con una empresa de externalización de TI, es posible que le ofrezcan una tarifa con descuento en sus cuotas mensuales. Una cuota mensual reducida no sólo le ahorra dinero, sino que también le da la tranquilidad de saber que el coste futuro del servicio no cambiará inesperadamente. Además, cuando se contrata a alguien internamente, no hay garantías de que la persona vaya a estar disponible o dispuesta a trabajar. En cambio, si contrata a una empresa de externalización informática, puede garantizar la disponibilidad constante del servicio.
Mayor seguridad de los datos
Cuando externaliza sus necesidades informáticas, accede a los conocimientos y recursos de la empresa subcontratada. Esta mayor seguridad puede ayudarle a proteger sus datos de infracciones y ciberataques. Contar con un equipo centrado en garantizar la seguridad de sus datos significa que es menos probable que la información confidencial se vea comprometida. Usted reduce el riesgo al tener acceso a sus conocimientos y recursos. La experiencia de que dispone un proveedor de servicios de TI externalizados incluirá soluciones y aplicaciones de software actualizadas, así como la formación necesaria para mantener sus sistemas al máximo nivel de rendimiento. Un socio de TI externalizado también podrá ofrecerle opciones flexibles en cuanto a precios y modelos de implantación para que pueda obtener exactamente lo que necesita sin salirse de los límites presupuestarios.
Se supone que la tecnología debe servir de apoyo a su empresa; sin embargo, sin el apoyo adecuado, la tecnología puede estar haciendo lo contrario; al externalizar sus TI, pone su red en manos de profesionales de confianza.
Por tanto, si busca un soporte informático productivo y rentable, puede plantearse la externalización informática. Para más información, póngase en contacto con nosotros en www.alliedits.com
