Cada proyecto es diferente, pero todos tienen algo en común, todos necesitan el orden para avanzar con éxito, y esto incluye la declaración de trabajo del proyecto (SOW). Puede que este concepto sea nuevo para ti; en este blog, descubrirás todo lo que necesitas saber sobre el SOW y cómo aplicarlo en tus proyectos.

¿Qué es un pliego de condiciones?

Un pliego de condiciones es un documento en el que se especifican los aspectos laborales y de gestión de un proyecto o servicio concreto. Este documento se suele utilizar junto con un contrato en el que se describen las expectativas y los entregables para ambas partes implicadas en el proyecto.

Una declaración de trabajo bien definida reduce el riesgo de malentendidos o falta de comunicación. También proporciona puntos importantes que ayudarán tanto al cliente como al contratista a establecer un acuerdo legal y formal, basado en resultados y expectativas realistas de ambas partes, en caso de que decidan trabajar juntos.

Ventajas de utilizar un plan de trabajo

Algunas de las ventajas de utilizar un SOW frente a otras alternativas son:

• Ayudan a acelerar el proceso de planificación de proyectos complejos o de gran envergadura.
• Aportan transparencia a los procesos para las partes interesadas en el proyecto.
• Reducen las dudas y preguntas que puedan surgir durante un proyecto
• Son jurídicamente ciegos y cuentan con la aprobación previa del cliente, lo que significa que el proyecto cuenta con el pleno apoyo de todas las partes.

Los componentes de un SOW

Un SOW eficaz incluye tareas, entregables, calendario, requisitos de coordinación, recursos proporcionados, resultados esperados, plazos, detalles del trabajo y cierre. Aquí tienes una explicación más detallada de cada uno de los componentes:

• Tareas: La parte más fundamental de un pliego de condiciones son las tareas que debe realizar el proveedor. Normalmente, las tareas se enumeran como elementos individuales para garantizar su comprensión.
• Entregables: Un entregable es cualquier cosa que debe "entregarse" al cliente o propietario. Puede ser un artículo tangible o también un servicio, por ejemplo, un curso de formación. Todo proyecto tiene entregables que se producen para sus partes interesadas, y cuando se selecciona a un subcontratista para una parte del proyecto, éste tiene sus propios entregables para el proyecto. Es importante señalar que estos entregables deben especificarse en el plan de trabajo.
• Horario: Dado que un proyecto se define como un esfuerzo temporal con un principio y un final definidos, el calendario de ese punto final suele ser una consideración importante para el éxito del proyecto. Estos plazos deben coincidir con las entregas clave para su empresa y sus socios o clientes (es decir, fijar plazos que se correspondan con sus fechas de vencimiento). También es importante tener en cuenta los costes asociados al decidir los plazos.

Dado que se trata de un punto muy importante, conviene especificar fechas de entrega e hitos en el plan de trabajo.

• Coordinación RequisitosLas tareas y los resultados definen el trabajo que debe realizarse; a menudo hay otras partes interesadas o terceros con los que hay que coordinarse o a los que hay que mantener informados. Especificar estos requisitos de coordinación en el plan de trabajo garantiza que no se produzcan cuellos de botella en la realización del trabajo.
• Recursos proporcionado: A menudo, el proyecto debe proporcionar recursos a los contratistas para que puedan realizar el trabajo. Puede tratarse de datos, equipos o instalaciones.
• Trabajo Detalles: Para crear el documento, debe empezar por responder a las siguientes preguntas sobre su proyecto: ¿A quién va dirigido? ¿Cuál es el objetivo de este proyecto? ¿Cómo es el éxito?
• Previsto Resultados: Es la definición que usted y su cliente hacen del éxito cuando se entrega el proyecto.
• Términos: Aquí especificará las condiciones de pago y otras partes del proyecto que no encajen en las categorías anteriores.
• Cierre: Aquí se determinará cómo se aceptarán los entregables y quién los entregará, revisará y firmará. También se ocupa de las tareas administrativas finales, asegurándose de que todo está firmado, cerrado y archivado.

Pasos para crear con éxito un SOW

1. Definir el problema que hay que resolver y para quién se crea la solución.
2. Investigue y comprenda todos los aspectos del problema.
3. Describa detalladamente la solución propuesta.
4. Describa cómo medirá el éxito y qué criterios se utilizarán para determinar si el proyecto ha tenido éxito.
5. Asegúrate de obtener el visto bueno de todas las partes interesadas antes de seguir adelante con el proyecto.
6. Inicie el proyecto y fije un plazo para las entregas.
7. Asigne los recursos clave teniendo en cuenta los límites de capacidad, la disponibilidad y los calendarios.

La claridad y el detalle son esenciales para que un pliego de condiciones sea eficaz y, al redactar uno, hay 5 elementos imprescindibles que debes asegurarte de que incluya:

• Detalles explícitos: Inclúyalo todo, es decir, incluya los supuestos de esfuerzo, tiempo y recursos.
• Visualizaciones: Una mejor manera de explicar sus objetivos y necesidades es incluir imágenes y ejemplos para una mejor referencia.
• Definiciones de cualquier terminología: Si hay términos, frases o acrónimos empresariales en el pliego de condiciones, asegúrate de que estén definidos para evitar malentendidos.
• Tiempo de revisiones: Asegúrate de que el calendario del proyecto y los plazos de entrega dejan espacio para revisiones y cambios inesperados en las prioridades.
• Definiciones de éxito: Que ambas partes estén de acuerdo en lo que significa el éxito es uno de los aspectos más importantes de un SOW eficaz.

El SOW es una poderosa herramienta para que todos los participantes en un proyecto se responsabilicen de una tarea. Todo esto puede parecer una pesada carga de trabajo, pero cuanto más claro lo tengas, más fácil te resultará el resto del proyecto.

• Sea breve: Como ya hemos dicho, los detalles explícitos son importantes, pero sin pasarse. Redactar un pliego de condiciones de más de 30 páginas hará que el contratista dedique un tiempo valioso a revisarlo línea por línea, lo que ralentizará todo el proceso y repercutirá en el coste. Cuanto más alocadas sean las exclusiones, cláusulas y excepciones que redactes, más tiempo les llevará y más preocupados estarán.
• Escribir en las primeras fases de un proyecto: Cuanto antes, mejor. Nunca es demasiado pronto para empezar a redactar un pliego de condiciones. Empezar pronto significa, de hecho, que el documento evolucionará al mismo tiempo que el proyecto, tus conocimientos y tus necesidades.
• Traiga a otras personas para que le ayuden: Pedir ayuda no es un delito. Si no tiene los conocimientos necesarios para redactar determinadas secciones, pida ayuda. Incluso los redactores técnicos pueden ser grandes aliados para expresar los requisitos y la infraestructura en su SOW.
• Deje claro lo que no incluye el proyecto: Especialmente en el desarrollo ágil de software, los requisitos pueden ser imprecisos, por lo que hay que tener claro qué caminos no tomar y cuáles seguir.

Para que haya total transparencia y entendimiento entre la agencia, los miembros del equipo y el cliente, todos deben saber lo que se acuerda en el SOW, que debe ser un esfuerzo de colaboración, ya que el SOW es un medio de entendimiento.

Recuerde que define el proyecto, incluida la misión, el alcance, los requisitos básicos, un esquema exhaustivo de las tareas que deben realizarse, las fechas de inicio y finalización, los recursos críticos necesarios, los hitos y el calendario, las condiciones y, lo más importante, la firma de ambas partes.

Elaborar una buena declaración de trabajo debe interesar a ambas partes, la empresa de servicios profesionales y el cliente. Para el proveedor de servicios, ayuda a evitar riesgos de trabajar más de lo acordado, y para el cliente, proporciona comodidad al saber lo que se le va a entregar al final. Así pues, todos salen ganando. Si desea más información, póngase en contacto con nosotros en www.alliedits.com