La documentación técnica es una parte importante de cualquier proceso de desarrollo de software o productos. Ayuda a los usuarios a entender cómo utilizar el producto y a solucionar los problemas que puedan surgir.
Podría ser una forma inteligente de invertir tanto en la experiencia del usuario final como en la eficiencia de su equipo. Pero la documentación técnica no es buena sólo para el desarrollo de SaaS: es común en TI, medicina, ingeniería y casi cualquier campo técnico. La documentación técnica hace que el conocimiento de su organización esté más documentado y sea más accesible. Al fin y al cabo, el conocimiento es poder. Si tienes los conocimientos, ¿por qué no poner esa información a disposición de todo el mundo?
Con el enfoque adecuado, puede almacenar toda su documentación en un lugar donde sea accesible y útil. El lenguaje técnico puede ser difícil de entender, pero una documentación técnica adecuada mejora la comprensión y ayuda a hacer más trabajo con menos complicaciones.
¿Qué es la documentación técnica? En esencia, la documentación técnica es cualquier contenido que describa el funcionamiento de un producto. Esto incluye las metodologías, características y funcionalidades de un producto. La documentación técnica suele ser redactada por redactores técnicos que colaboran con expertos en la materia (SME) con profundos conocimientos del tema específico que están tratando.
El objetivo siempre será facilitar el uso de un producto, y todos deberíamos querer un producto que sea más fácil de utilizar, tanto interna como externamente. La documentación técnica puede beneficiar tanto al equipo interno como a los usuarios finales externos.
Algunas de las ventajas son:
- Mejora de la experiencia del cliente
- Ahorrar tiempo
- Mejorar la alineación del equipo
Para que su documentación técnica sea eficaz, es esencial seguir algunas pautas básicas de formato.
- Utilice un diseño y un estilo coherentes en todo el documento. Esto incluye el uso de títulos, subtítulos y viñetas para dividir el texto y facilitar su lectura.
- Utilice un lenguaje sencillo y directo. Evite utilizar jerga o términos técnicos que puedan resultar poco claros para los usuarios. En su lugar, explique los conceptos de forma que sean fáciles de entender para cualquiera.
- Incluye capturas de pantalla y diagramas. Pueden ser especialmente útiles para ilustrar cómo utilizar una función concreta o solucionar un problema.
- Utilice hipervínculos para enlazar con información relacionada. Esto puede ser especialmente útil para los usuarios que tratan de encontrar información específica dentro de la documentación.
- Proporcione ejemplos. Los ejemplos reales pueden ayudar a los usuarios a entender cómo utilizar el producto en su contexto.
- Organice la documentación en secciones. De este modo, los usuarios pueden encontrar rápidamente la información que necesitan.
- Utilice una función de búsqueda. Esto permite a los usuarios encontrar información dentro de la documentación rápidamente.
- Mantenga actualizada la documentación. A medida que el producto evoluciona, la documentación debe actualizarse para reflejar los cambios.
Organización
Para que la documentación técnica sea válida, debe ser legible y accesible. Una parte importante de esto es hacerla estructuralmente lógica y fácil de navegar. Antes de empezar a crear contenido, debe pensar en cómo se mostrará al usuario final de la documentación. Esto incluye:
- Diseño de página: el aspecto de cada artículo técnico, su contenido y el orden de la información
- Busca: la capacidad de realizar búsquedas en lenguaje natural es una función crucial de la documentación moderna
- Arquitectura de productos y versiones: El usuario debe saber cómo encontrar lo que busca.
- Estructura de navegación dentro de un artículo: el orden en que aparece la información
- La estructura de navegación entre piezas: cómo se reúnen las piezas en categorías o temas
Formato
Es importante señalar que no todos los documentos deben tener el mismo formato. Y a menudo, ni siquiera las copias del mismo cliente deben tener el mismo formato.
El estilo de formato de los documentos debe coincidir con el estilo del cliente. Nuestro diseño debe ser igual de innovador y emocionante si un cliente presenta un proyecto emblemático e icónico utilizando un tono y un estilo visionarios. Mientras que si un cliente es deshidratado y técnico, y busca una solución directa y funcional, nuestro formato debe centrarse en comunicar excelencia técnica y útil.
Tenemos que coordinar el estilo del informe con el cliente concreto, porque lo que atrae a un cliente repelerá a otro. Y llevando este concepto un paso más allá, los distintos documentos de cada licitación pueden requerir un formato diverso. Algunos expedientes pueden ser visionarios y emocionantes, como el resumen ejecutivo, mientras que otros pueden ser técnicos y funcionales, como los planes de gestión. El estilo del formato debe coincidir con el estilo del contenido. Esta es una línea de base del formato que deben incluir la mayoría de los documentos:
- Una estructura clara de encabezamientos con una jerarquía clara de contenidos
- Un estilo de texto fácil de leer, en 10 u 11 puntos para el cuerpo del texto y posiblemente un poco más pequeño en las tablas, buen interlineado y espaciado extra por encima y por debajo de los párrafos.
- Amplios márgenes
- Uso adecuado de puntos y listas numeradas
- Uso adecuado de tablas, gráficos y fotos Negrita en el texto para resaltar palabras y frases clave.
- Utiliza citas para reiterar los mensajes clave
Idioma
El contenido técnico puede ser difícil, pero la forma de formatearlo y presentarlo es igual de importante. Para que sea fácilmente accesible y comprensible, es fundamental utilizar la voz activa y el tiempo presente. La voz activa aclara quién o qué actúa en una frase, mientras que el tiempo presente la mantiene actual y pertinente. Además, la perspectiva en segunda persona ("tú") hace que el contenido resulte más cercano y empoderador para el lector.
El uso de la voz activa no sólo mejora la legibilidad, sino que también ayuda a reducir el número de palabras, lo que resulta más eficaz para los lectores con poco tiempo. En el caso de la documentación de usuario, la voz activa ayuda al lector a completar la tarea que se le ha encomendado proporcionándole instrucciones precisas.
El contenido técnico puede ser difícil, pero la forma de formatearlo y presentarlo es igual de importante. Para que sea fácilmente accesible y comprensible, es fundamental utilizar la voz activa y el tiempo presente. La voz activa aclara quién o qué actúa en una frase, mientras que el tiempo presente la mantiene actual y pertinente. Además, la perspectiva en segunda persona ("tú") hace que el contenido resulte más cercano y empoderador para el lector. Reduce el número de palabras en un 10-15%, lo cual es crucial para los usuarios de Internet que no disponen de mucho tiempo y atención.
El uso de la voz activa no sólo mejora la legibilidad, sino que también ayuda a reducir el número de palabras, lo que resulta más eficaz para los lectores con poco tiempo. En el caso de la documentación de usuario, la voz activa ayuda al lector a completar la tarea que se le ha encomendado proporcionándole instrucciones precisas.
Visuales
Los elementos visuales también desempeñan un papel crucial en una documentación adecuada. Como sugieren las investigaciones de William Glasser, las personas aprenden más eficazmente viendo, oyendo y haciendo. La incorporación de elementos visuales como diagramas, imágenes y vídeos puede aumentar significativamente el compromiso y la eficacia de la documentación.
Según William Glasser, aprendemos:
- 10% de lo que leemos
- 20% de lo que oímos
- 30% de lo que vemos
- 50% de lo que vemos y oímos
- 70% de lo que hablamos con los demás
- 80% de lo que hacemos
- 95% de lo que enseñamos a los demás
Las personas aprenden mejor a través de experiencias visuales, auditivas y prácticas. Incorporar elementos visuales como diagramas, imágenes y vídeos a la documentación de los procesos puede aumentar el compromiso y la eficacia. Por el contrario, basarse únicamente en documentación con mucho texto puede no proporcionar una experiencia de aprendizaje completa y fácilmente comprensible. La incorporación de elementos visuales puede ayudar a complementar la información y hacerla más accesible al público al que va dirigida.
Una documentación técnica adecuada permite a empleados y clientes trabajar con mayor eficacia. Sin embargo, crear una documentación valiosa y útil requiere un enfoque estructurado. La calidad debe ser el objetivo primordial, ya que es esencial garantizar que la documentación técnica cumpla su propósito de ayudar a las personas a completar sus tareas con rapidez y eficacia.
Ya sea para equipos internos o para usuarios finales, el objetivo de la documentación técnica es proporcionar la información y las instrucciones necesarias para mejorar el flujo de trabajo y la productividad. Allied Global Technology Services puede proporcionarle los recursos y el apoyo necesarios si desea implantar la documentación técnica en su empresa.
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