{"id":5493,"date":"2023-11-10T23:03:44","date_gmt":"2023-11-10T23:03:44","guid":{"rendered":"https:\/\/wonderful-nightingale.67-225-176-108.plesk.page\/technology-services\/?p=5493"},"modified":"2024-05-06T16:13:32","modified_gmt":"2024-05-06T16:13:32","slug":"document-management-service-how-can-it-transform-your-documents","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/wonderful-nightingale.67-225-176-108.plesk.page\/es\/blog\/servicio-de-gestion-documental-como-puede-transformar-sus-documentos\/","title":{"rendered":"Servicio de gesti\u00f3n de documentos: \u00bfC\u00f3mo puede transformar sus documentos?"},"content":{"rendered":"

El servicio de gesti\u00f3n de documentos es un concepto que implica e incluye muchas partes, y para entender claramente qu\u00e9 es y c\u00f3mo funciona, necesitamos una visi\u00f3n clara. Entonces, \u00bfqu\u00e9 es la gesti\u00f3n de documentos?<\/p>\n\n\n\n

Un servicio de gesti\u00f3n documental puede ser una aplicaci\u00f3n inform\u00e1tica o basada en la nube que permite almacenar, rastrear y supervisar electr\u00f3nicamente los documentos de una organizaci\u00f3n. Esta es quiz\u00e1s la definici\u00f3n m\u00e1s parsimoniosa de un servicio de gesti\u00f3n de documentos concebible. S\u00ed, la innovaci\u00f3n se desarroll\u00f3 para iluminar los aspectos derrochadores de la supervisi\u00f3n de la carga cada vez mayor de documentaci\u00f3n en papel, que es propensa a errores y problem\u00e1tica de almacenar, rastrear, recuperar y cuidar.<\/p>\n\n\n\n

Pero la definici\u00f3n est\u00e1 fragmentada hoy en d\u00eda, ya que la utilidad de un marco de administraci\u00f3n de informes en las empresas supera con creces lo que sugiere la descripci\u00f3n. En primer lugar, un sistema de gesti\u00f3n de documentos no consiste en supervisar informes. Permite gestionar todo tipo de documentos dentro de un \u00fanico marco. Por ejemplo, archivos electr\u00f3nicos, PDF, im\u00e1genes y archivos multimedia. Adem\u00e1s, y tal vez m\u00e1s importante, sus aspectos m\u00e1s destacados y su utilidad van mucho m\u00e1s all\u00e1 de las tareas de guardar, seguir y supervisar los registros.<\/p>\n\n\n\n

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Numerosas empresas negocian con datos de alto riesgo que deben mantenerse seguros y privados o r\u00e1pidamente. En tales ocasiones, es fundamental contar con un marco de administraci\u00f3n de registros que funcione eficazmente. Pero en caso de que su negocio sea m\u00e1s informal, sigue siendo vital mantener registros adecuados para la contabilidad y la eficiencia. Obtenga m\u00e1s informaci\u00f3n sobre c\u00f3mo crear un marco de administraci\u00f3n de informes que se adapte mejor a las necesidades de su comercio.<\/p>\n\n\n\n

 Pasos hacia un sistema de gesti\u00f3n de documentos<\/strong><\/h1>\n\n\n\n

Tanto si se trabaja con un entorno exclusivamente digital como en un entorno h\u00edbrido con informes digitales y en papel, la creaci\u00f3n de un sistema de gesti\u00f3n de documentos debe incluir tres pasos: <\/h1>\n\n\n\n
    \n
  • Crear un plan de gesti\u00f3n de documentos.<\/li>\n\n\n\n
  • Aplicar el plan de gesti\u00f3n de documentos.<\/li>\n\n\n\n
  • Sigue adelante. <\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Normas para crear un Plan de Gesti\u00f3n Documental<\/strong><\/h1>\n\n\n\n

    Las normas para la creaci\u00f3n de documentos solicitudes, cartas de actualizaci\u00f3n de plazos, folletos de ofertas, correo, hojas de ajuste, hojas de c\u00e1lculo, informes... todas las empresas crean una gran variedad de palabras en el transcurso de su actividad comercial. Y, para mantener las cosas organizadas, todas las empresas deben establecer normas para la creaci\u00f3n de documentos.<\/p>\n\n\n\n

      \n
    • \u00bfExisten formatos internos para algunos de sus archivos comerciales habituales, como cartas y facturas, y d\u00f3nde se encuentran?<\/li>\n\n\n\n
    • \u00bfExiste una gu\u00eda de estilo interna que deba seguirse?<\/li>\n\n\n\n
    • \u00bfDeben fecharse o marcarse los nuevos informes?<\/li>\n\n\n\n
    • \u00bfQu\u00e9 estrategias deben seguirse para compartir o investigar documentos?<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

      Para algunas peque\u00f1as empresas, lo que importa es d\u00f3nde se encuentran los dise\u00f1os de los distintos informes comerciales y c\u00f3mo utilizarlos. Pero si la creaci\u00f3n de informes dentro de su empresa incluye a varias personas que colaboran, examinan o revisan las descripciones, debe dedicar alg\u00fan tiempo a elegir c\u00f3mo deben hacerse estas cosas para garantizar la competencia y la coherencia.<\/p>\n\n\n\n

      \"\"<\/figure>\n\n\n\n

      \u00bfC\u00f3mo se guardar\u00e1n los documentos?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

      Hay costes relacionados con el almacenamiento, el mayor de los cuales, para la mayor\u00eda de las peque\u00f1as empresas, es probablemente el coste del tiempo que se pierde cuando las personas intentan encontrar los archivos. As\u00ed que la pregunta es: \u00bfc\u00f3mo se registran las bibliotecas? La clave para registrar documentos es adoptar unas pr\u00e1cticas excelentes de gesti\u00f3n de archivos. Es esencial disponer de un marco claro y f\u00e1cil de seguir.<\/p>\n\n\n\n

      Adem\u00e1s, tiene que saber c\u00f3mo documentar\u00e1 los documentos. \u00bfC\u00f3mo gestionar\u00e1 los archivos obsoletos o preparados para pasar a un segundo plano en su sistema de administraci\u00f3n de documentos? Cerca del comienzo de cada a\u00f1o, por ejemplo, deber\u00eda revisar los diferentes archivos relacionados con el trabajo en su ordenador, eliminando los que no est\u00e9n actualizados y haciendo sobres modernos etiquetados por a\u00f1o y tema, moviendo los archivos seg\u00fan sea necesario. Algunos programas ofrecen alternativas de archivado autom\u00e1tico.<\/p>\n\n\n\n

      \u00bfC\u00f3mo simplificar la recuperaci\u00f3n de documentos?<\/strong><\/p>\n\n\n\n

      Seg\u00fan algunos indicadores, a una empresa le cuesta una media de $120 en mano de obra descubrir un documento perdido y $220 reponerlo. Una vez m\u00e1s, unas pr\u00e1cticas de archivo excelentes pueden contribuir en gran medida a resolver el problema. Por ejemplo, los documentos ser\u00e1n mucho m\u00e1s f\u00e1ciles de encontrar si se establecen m\u00e9todos y convenciones fiables, por ejemplo, siguiendo estrictamente las tradiciones de nomenclatura. Y tanto si se trata de un empresario individual como de una empresa con empleados, debe confeccionar una lista de archivos que recuerde a los clientes d\u00f3nde van determinados tipos de archivos y ayude a las personas a saber d\u00f3nde encontrarlos.<\/p>\n\n\n\n

      Recuerde incorporar si el archivo estar\u00e1 en su estructura inform\u00e1tica, en un servidor interno, en la nube o registrado en un lugar f\u00edsico como un archivador.<\/p>\n\n\n\n

      Servicios de gesti\u00f3n de documentos y optimizaci\u00f3n de los flujos de trabajo<\/strong><\/p>\n\n\n\n

      A medida que m\u00e1s organizaciones se hacen con el DMS, el material impreso y los m\u00e9todos de registro convencionales van disminuyendo. Distintas oficinas pueden crear cientos de archivos sin tener que desplazarse a la impresora o a otra divisi\u00f3n. Otro personal autorizado puede modificar electr\u00f3nicamente un informe entregado sin tener que volver a imprimirlo o recuperarlo de un registro f\u00edsico. Los registros pueden haberse perdido en el pasado, causando problemas en todo el entramado.<\/p>\n\n\n\n

      En la actualidad, las empresas trabajan de forma inteligente con mayor eficacia, deber y responsabilidad. El director general puede estar al tanto de lo que ocurre en las divisiones desde la comodidad de su despacho o a distancia.<\/p>\n\n\n\n

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      Ventajas del sistema de gesti\u00f3n de documentos     <\/strong><\/p>\n\n\n\n

      La ventaja m\u00e1s crucial del DMS es el almacenamiento de archivos en un lugar centralizado. El acceso a los armarios es 24\/7, en cualquier caso de donde se encuentre. Los documentos se pueden guardar en cualquier formato. Se pueden filtrar e intercambiar por duplicados dif\u00edciles en el gabinete digital. Hoy en d\u00eda, la mayor\u00eda de los DMS son compatibles con otros programas, y las empresas pueden coordinarlos con otro marco para lograr una mayor eficacia. DMS aumenta la transparencia sobre todas las oficinas, y todos los documentos obtener la seguridad contra incendios, da\u00f1os por agua, o roedores. Son accesibles y r\u00e1pidamente recuperables.<\/p>\n\n\n\n

      Numerosas empresas nuevas y ya consolidadas han adoptado el DMS por sus sencillos m\u00e9todos de administraci\u00f3n. Las distintas divisiones pueden crear informes sin esfuerzo, almacenarlos y compartirlos con distintos trabajadores.<\/p>\n\n\n\n

      El marco ha marcado la diferencia en el espacio de trabajo digital, haci\u00e9ndolo mucho mejor en t\u00e9rminos de eficiencia, sencillez, velocidad de trabajo y ejecuci\u00f3n. Desde productores a minoristas, profesores de ense\u00f1anza, proveedores de bienestar y sistemas legales, el marco de administraci\u00f3n de registros ha simplificado el trabajo en todas las \u00e1reas comerciales. En lugar de imprimir diferentes archivos para ejecutar un \u00fanico intercambio, el DMS permite ahorrar papel, tinta, energ\u00eda y mano de obra.<\/p>\n\n\n\n

      Los servicios de Gesti\u00f3n Documental tienen muchas ventajas y ofrecen soluciones a muchos problemas comunes. Si est\u00e1 preparado para aplicar estos servicios a su empresa, somos lo que est\u00e1 buscando. Visite alliedits.com para saber m\u00e1s sobre este y otros servicios. <\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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