Si eres responsable de TI, ya sabes lo tentador que puede resultar mantener todos los aspectos de tu trabajo en la empresa. Después de todo, ¿quién quiere pagar a otra persona para que haga el trabajo que usted podría estar haciendo? Sin embargo, hay que tener en cuenta varios factores a la hora de decidir si externalizar una parte específica de la carga de trabajo de su equipo informático. Si opta por la externalización, estos son los factores que debe tener en cuenta a la hora de encontrar un proveedor de servicios externo que pueda asumir algunas de las responsabilidades de su equipo.

Cosas que no deben externalizarse 

La externalización es una buena idea para servicios en los que no se tienen los conocimientos necesarios, pero hay cosas que no se deben externalizar.

Planificación estratégica

Las cosas importantes, como el plan estratégico, deberían ser algo que se mirara cada mes o cada mes. ¿Dónde quiere que esté su empresa dentro de un año? ¿Qué pasos podéis dar en equipo para conseguirlo? ¿Está cumpliendo sus objetivos? Como líder, estas son preguntas en las que debería centrarse y a las que debería dedicar tiempo. Su viaje es único, así que no deje este trabajo en manos de terceros.

Cultura de empresa

La cultura empresarial es la columna vertebral de su empresa y puede marcar la diferencia entre el crecimiento y el fracaso. La cultura de empresa se construye mediante varias decisiones vitales, que son la clave para captar la atención y el corazón de sus empleados.

Procesos de comunicación

La comunicación es crucial. La forma de definir las expectativas, establecer relaciones y aportar claridad a la empresa es una tarea con muchas responsabilidades de por medio; por tanto, debe reservarse a la empresa.

 Cosas que puede externalizar con éxito

Contabilidad

Este es uno de los aspectos más comunes que las empresas deciden externalizar. Son muchos los procesos y conocimientos que intervienen; si no eres un experto en finanzas, te llevará mucho tiempo aprenderlos. De lo contrario, un contable experto puede gestionar perfectamente esta área para varias empresas a la vez; externalizando la contabilidad, aumentará su eficiencia y ahorrará dinero.

Marketing

A la hora de hacer crecer un negocio, una empresa de marketing externa puede ayudarle a hacerlo. Además, estas empresas están llenas de profesionales que pueden ayudarle aportando ideas y estrategias creativas en las que quizá no haya pensado. Estas empresas lo abarcan todo, desde el diseño de anuncios hasta la creación de contenidos y la gestión de redes sociales.

Ventas

También es posible que su empresa no disponga del personal o la habilidad necesarios para crear llamadas de ventas o establecer embudos y procesos adaptados al cierre de tratos. Si subcontratas a empresas o expertos en ventas, dejarás esas tareas en manos de personas cualificadas que te aportarán más negocio.

Gestión informática

Es uno de los sectores de externalización más destacados en la actualidad. Usted subcontratará a un proveedor de servicios gestionados o trabajará con una empresa que ofrezca asistencia bajo demanda para gestionar cualquier problema o actividad tecnológica que tenga.

Tareas administrativas

Los asistentes virtuales son cada vez más habituales, sobre todo para empresarios autónomos y personas que trabajan desde casa. Los asistentes virtuales pueden ocuparse de todo, desde la administración de la bandeja de entrada y la programación hasta la publicación en redes sociales.

Atención al cliente

Para las empresas que tratan con clientes principalmente en línea o por teléfono, puede externalizar su estrategia de atención al cliente a un centro de llamadas o servicio de chat externo. Para ello, primero debe contar con procesos y asegurarse de dar instrucciones claras a la empresa que gestiona directamente con sus clientes.

Envíos y logística

Además, puede hacer que su oficina de fabricación o un servicio de envío directo independiente se encargue del envío y la distribución de sus productos directamente a los clientes. Esta suele ser una opción muy conocida para los vendedores de comercio electrónico que necesitan centrarse en los aspectos online y de marketing de su negocio.

Recursos Humanos

Los recursos humanos abarcan cualquier tarea empresarial relacionada con la contratación, incorporación o gestión de su equipo. La subcontratación más habitual en este ámbito es trabajar con una empresa de selección de personal para incorporar candidatos cualificados a un nuevo puesto. Hay opciones para externalizar la formación, la organización de los beneficios, las finanzas y las cuestiones de tiempo y asistencia.

¿Puede el departamento interno de TI proporcionar sistemas de forma más eficiente que un proveedor externo? ¿Proveedor? 

La hipótesis que subyace al enfoque estratégico frente a los productos básicos es que las economías de escala, las personas muy cualificadas y las mejores prácticas permiten a los proveedores externos suministrar productos básicos de TI de forma más eficiente que una división de TI interna.

Aunque muchos departamentos de TI disponen de las mismas tecnologías y economías adecuadas, no adoptan las mejores prácticas que un proveedor subcontratado. La mayoría de las empresas que gestionan sus servicios externalizados pueden reducir sus costes entre 20% y 54%.

 ¿Y si su presupuesto es limitado para externalizarlo todo? 

La externalización selectiva es un enfoque que representa una desviación significativa de un sistema convencional. Es un coste incontrolable y, en la mayoría de los casos, los dirigentes no pueden comprenderlo ni gestionarlo plenamente. La externalización selectiva es la mejor decisión, y la mayoría de las empresas que han optado por ella han cumplido los objetivos de la alta dirección y satisfecho a la mayoría de los usuarios.

 ¿Dónde encontrar servicios de externalización y cómo saber si se adaptan a su empresa?

Muchos lugares pueden ofrecerle servicios de subcontratación, pero no todos son de la mejor calidad ni tienen experiencia. Guatemala es un país con una moderna infraestructura y robustos servicios de telecomunicaciones sumados a una excelente economía. Uno de los beneficios de hacer outsourcing en Guatemala es su ubicación geográfica ideal. Su cercanía con México y Centroamérica lo convierte en un país puente de más de 68 millones de habitantes. Tras años de continua oferta para externalizar, sigue siendo uno de los principales destinos de externalización para la industria BPO.

También cuenta con una avanzada infraestructura de telecomunicaciones; el país asegura una redundancia del 99,9% de sus conexiones de fibra óptica desde las costas atlántica y pacífica. Y lo más importante es la mano de obra cualificada con la que cuenta. Las personas que hacen negocios en Guatemala tienen acceso a graduados de 14 universidades diferentes con una matrícula estudiantil aproximada de casi 313.000 personas educadas en humanidades y áreas técnicas que cumplen con los estándares internacionales.

Los procesos de externalización de la empresa determinan la eficacia con la que ésta controla dichos servicios. Las empresas que destaquen en la búsqueda de servicios de externalización de calidad y en la elección de lo que se va a externalizar acabarán teniendo unos servicios meramente superiores y la capacidad de reconocer y aprovechar los cambios en su mercado.

Implementar y contratar un servicio de outsourcing tiene muchos beneficios y ofrece soluciones a muchos problemas comunes. Si está listo para aplicar estos servicios a su empresa, somos lo que está buscando. Póngase en contacto con nosotros en alliedITS.com y obtenga más información.