Cuando se trata del éxito de su empresa, es probable que piense mucho en los productos o servicios que ofrece, en la experiencia del cliente y en cómo mejorar en ambas áreas. Pero ¿sabía que la forma en que organiza sus operaciones administrativas puede influir en la misma medida en el éxito de su empresa? Desde las finanzas y el marketing hasta los recursos humanos y el soporte técnico, si su organización administrativa no funciona con la máxima eficacia, es probable que su capacidad para rendir y prosperar en otras áreas de su empresa se vea frenada. Obtenga más información sobre cómo racionalizar su organización administrativa.
Unas palabras sobre la definición correcta de externalización administrativa
La externalización administrativa es un proceso empresarial en el que algunos procedimientos de gestión se transfieren a un proveedor de servicios externo. Este proveedor incluye una gama completa de servicios en el ámbito del apoyo empresarial. Los servicios de externalización administrativa son la mejor forma de impulsar la eficiencia, productividad y rentabilidad de una empresa, permitiéndole concentrarse en lo esencial.
Las necesidades de externalización administrativa más comunes
La externalización puede ser útil en diferentes áreas empresariales; éstas son algunas de ellas:
Contabilidad
La contabilidad es una de las áreas más comunes en las que las pequeñas empresas optan por externalizar. Si usted no es un experto en finanzas, puede llevarle tiempo y aptitudes memorizar todos los formularios y medidas de cumplimiento que debe cumplir su empresa. Pero un contable experto puede gestionar esta área, aumentar la eficiencia y ahorrar dinero.
Marketing
Cuando llega el momento de hacer crecer su negocio, una empresa de marketing externa puede ayudarle a hacerlo rápidamente. Pueden encargarse del plan de publicidad, la creación de contenidos o la publicación en redes sociales para que usted pueda centrarse en las capacidades internas de su empresa. Además, estas empresas suelen estar llenas de expertos que pueden ayudarle a idear ideas y estrategias creativas.
Ventas
Además, es posible que su empresa no disponga de la mano de obra o la capacidad necesarias para realizar llamadas de ventas o establecer embudos y procesos adaptados al cierre de tratos. La subcontratación de empresas o expertos en ventas permite delegar esas tareas en personas cualificadas que atraerán más negocio.
Gestión informática
Puede subcontratar a un proveedor de servicios gestionados o trabajar con una empresa que ofrezca ayuda a petición para gestionar cualquier problema o actividad tecnológica que vaya a tener.
Tareas administrativas
Los asistentes virtuales son cada vez más habituales, sobre todo para empresarios autónomos y personas que trabajan desde casa. Algunos asistentes virtuales pueden encargarse de todo, desde la administración de la bandeja de entrada y la planificación hasta la publicación en las redes sociales. Suele ser una de las formas menos costosas de subcontratar.
Atención al cliente
Puede externalizar su estrategia de atención al cliente a un centro de llamadas o un servicio de chat exterior para empresas que tratan con clientes en línea o por teléfono.
Investigación
Una investigación adecuada es fundamental tanto si está pensando en lanzar un nuevo producto como si se plantea crecer en un mercado moderno. Por eso, puedes subcontratar este paso a una empresa de investigación si no quieres pasarte días o semanas encuestando a tu público objetivo o enterrado bajo toneladas de contenido en línea.
Recursos Humanos
Los recursos humanos incluyen todas las tareas empresariales relacionadas con la contratación, incorporación o gestión de su equipo. La subcontratación más habitual en este ámbito es trabajar con un servicio de contratación para incorporar candidatos cualificados a un nuevo puesto.
¿Cuáles son las ventajas de externalizar sus necesidades administrativas?
Costes más bajos Según un estudio, externalizar varias tareas en lugar de gestionarlas internamente supuso un ahorro de costes del 40%.
- Más opciones para las prestaciones de los empleados La externalización puede permitirle ofrecer prestaciones más sofisticadas a sus empleados.
- Experiencia profesional Las empresas de externalización cuentan con expertos en cada uno de sus servicios. Esto significa que puede obtener información mucho más precisa que si tuviera un generalista interno intentando aprender cada tema por su cuenta.
- Más tiempo Los servicios de externalización liberan a su equipo interno y les permiten centrarse en el trabajo más cercano a los empleados, como formar y motivar a su personal, mientras usted puede centrarse en hacer crecer su negocio.
- Ayuda a terminar los proyectos Cuando surgen tareas de última hora, la mejor opción es externalizar la asistencia administrativa para liberar algo de tiempo, de modo que su equipo pueda centrarse en terminar los proyectos de última hora.
Elegir el asistente o servicio de asistencia virtual adecuado
Los procesos y sistemas administrativos de fondo que utiliza en su empresa son esenciales para su éxito. Cuando comprendes lo críticos que son en tu negocio, tiene sentido que necesites contactar con el Asistente Virtual adecuado, ya que externalizar esas tareas es la forma más sensata de avanzar. Necesitará a alguien especializado en esas áreas si quiere que la colaboración se desarrolle sin problemas y sacar el máximo provecho de ella.
- Decide para qué vas a contratar a tu asistente
- Encuentra un asistente que tenga experiencia en tu nicho
- El asistente adecuado para su empresa es el que puede satisfacer sus necesidades
- La misma ética y personalidad que tú
- Celebrar una reunión cara a cara
- Elige un asistente que te
- Elige uno que se ajuste a tu presupuesto
Preguntas clave antes de seleccionar un proveedor de externalización administrativa
Encontrar el proveedor de subcontratación adecuado puede resultar muy confuso. Dada la plétora de empresas de externalización entre las que elegir, su empresa necesita encontrar el socio de externalización adecuado para minimizar riesgos y costes potenciales. Puede plantearse estas preguntas antes de decidirse por su proveedor:
- ¿Cuál es su trayectoria en el sector?
- ¿Tienen una cartera?
- ¿Qué nivel de calidad ofrecen?
- ¿A cuánto ascienden sus honorarios?
- ¿Qué software o hardware utilizan?
- ¿Su cultura empresarial coincide con la tuya?
- ¿Tiene su equipo experiencia en su área?
- ¿Pueden ser flexibles para adaptarse a las necesidades de su empresa?
Buscar, evaluar y seleccionar un proveedor de externalización
Encontrar y decidirse por un proveedor en un mundo lleno de posibilidades puede ser una tarea ardua, por lo que aquí le presentamos las cinco cosas más importantes que debe tener en cuenta a la hora de externalizar las operaciones de su empresa:
Experiencia en la materia:
- Cuando haya seleccionado algunas opciones de proveedores, empiece por conocer su experiencia y qué habilidades aportan. La idea es elegir un socio seguro de cumplir los plazos y tener en cuenta tus exigencias.
- Enfoque hacia los negocios:
- Vaya más allá de entender lo que pueden hacer y comprenda su visión del negocio. No importa que el proveedor disponga de la última tecnología si ofrece un mal servicio de atención al cliente.
- Reputación: Puedes aprender mucho sobre la reputación de un proveedor basándote en las opiniones de otros clientes. Después de evaluar la importancia, puede decidir quién podría ser el proveedor.
- Cumplimiento del presupuesto: La calidad y la fiabilidad no deben verse comprometidas por el precio. Evita a los proveedores cuyos niveles de servicio no sean precisos e incluyan costes ocultos.
- Seguridad de los datos: Durante las distintas fases del proyecto, se acabará compartiendo información sensible, por lo que debes asegurarte de que ninguna brecha pueda poner en riesgo tus datos.
Mantener una comunicación fluida con su proveedor de servicios externos
Mantener una comunicación sólida es esencial para evitar algunos de los escollos habituales con los que se encuentran muchas empresas. Es muy importante determinar los canales de comunicación que se van a utilizar y asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo. La frecuencia también es un pilar importante; celebrar reuniones semanales puede ser una forma estupenda de empezar a ponerse al día sobre lo sucedido durante la semana. Además, establecer los términos de la comunicación desde el principio es la clave para tener una transmisión sólida y clara; la máxima transparencia es la mejor manera de garantizar el éxito del proyecto.
La externalización no es una tarea mágica que hará realidad todos sus deseos. Como la mayoría de las cosas, requiere esfuerzo; encontrar el socio de externalización adecuado puede ser un reto, pero es necesario para alcanzar los objetivos.
Contratar un servicio de externalización administrativa tiene muchas ventajas y ofrece soluciones a muchos problemas comunes. Si está dispuesto a aplicar estos servicios a su empresa, tenemos lo que busca. Póngase en contacto con nosotros en aliadosITS.com y obtener más información.
